退職手続きでは、書類の準備不足が手戻りの原因になりやすくなります。
特に、社会保険と雇用保険の手続きを同時に進める場合は、必要書類を整理しておくことが大切です。
この記事では、退職手続きで必要になりやすい書類を、会社側が準備するものと回収するものに分けて整理します。
会社側で準備する主な書類
まず、会社側で用意する主な書類には次のようなものがあります。
- 健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届
- 雇用保険被保険者資格喪失届
- 離職証明書
- 源泉徴収票
- 退職証明書（必要に応じて）
退職者の状況によって必要書類は変わるため、何が必要かを最初に整理することが重要です。
会社側で確認しておきたい資料
届出書そのもの以外にも、記載内容確認のために次の資料が必要になることがあります。
- 賃金台帳
- 出勤簿
- 労働者名簿
- 雇用契約書
- 就業規則
- 以前の保険関係書類控え
これらは、離職理由や在籍状況の整理にも役立ちます。
従業員から回収したいもの
退職手続きでは、従業員から次のようなものを回収することがあります。
- 健康保険証
- 会社貸与品
- 退職届
- 必要に応じた各種申請書類
健康保険証は本人分だけでなく、扶養家族分の回収漏れにも注意が必要です。
従業員へ交付する主な書類
会社が一方的に回収するだけでなく、退職者へ交付する書類もあります。
- 離職票
- 源泉徴収票
- 退職証明書
- 雇用保険被保険者証（必要に応じて）
退職後に必要になる書類が多いため、渡し漏れがないようにしたいところです。
ケースによって追加で必要になることがある書類
状況によっては、追加で確認や提出が必要になるものもあります。
- 扶養に関する資料
- 休職や傷病に関する資料
- 契約更新状況がわかる資料
- 退職理由の確認資料
特に、自己都合か会社都合かで判断が分かれる場合は、事実関係を整理できる資料が重要になります。
書類準備でよくあるミス
退職手続きでは、次のようなミスが起こりやすいです。
- 健康保険証の回収漏れ
- 離職票の希望確認漏れ
- 賃金台帳や出勤簿がすぐ出せない
- 退職日が確定していないのに処理を始めてしまう
書類を後追いで探すと、期限に間に合わなくなる原因になります。
まとめ
退職手続きでは、必要書類を最初に整理しておくことが重要です。
特に押さえておきたいのは次の点です。
- 会社が作成する届出書
- 内容確認のための賃金台帳や出勤簿
- 従業員から回収するもの
- 従業員へ交付するもの
退職手続き全体の流れは、親記事でまとめています。
→ 親記事：退職手続きの流れ/howto/taisyoku/
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